دردشة مع مدراء أقسام الآي تي IT Manager

دردشة مع مدراء أقسام الآي تي IT Manager
سلسلة الدردشة 1
==========================
إذا كنت تعمل في مجال الآي تي فأنصحك بأن تقرأ تلك المقالة، وخصوصاً أنك بتحلم أكيد أن تكون في يوم من الأيام مدير لأحد أقسام الآي تي، أما إذا كنت بالفعل مدير من مدراء الآي تي فلا تقول الوقت فات! بل إقرأ تلك المقالة وإبدأ بتنفيذ ما فيها من الآن…

أولاً: البدايات تحدد النهايات
===============
البداية القوية أكبر دليل على نجاحك كمدير في الآي تي، واحد يقولي طيب إزاي أبدأ بداية قوية؟ أقولك أنا بص يا سيدي

1- قم بطلب جرد من الإدارة المالية لقسم الآي تي، والجرد هيكون فيه كل الأجهزة الهاردوير، زي مثلاً عندك كام سيرفر كام سويتش كام طابعة كام جهاز كمبيوتر وأماكنهم ومين اللي مستلمهم ووو وكذلك هيكون في الجرد البرامج اللي إشترتها الشركة ولها ترخيص، كل الحاجات دية تعرف عندهم بالأصول الثابتة، ممكن يكون في الجرد معلومات أخرى زي المكاتب والكراسي ووو حاجات كده عموماً هقولك ليه طلبت الجرد وهتستفيد منه إزاي بس خليك معايا… تنبيه بعض الشركات ممكن مش تلاقي عندهم جرد لقسم الآي تي مثلاً في الحالة دية هتعمل إيه؟ بسيطة إطلب من الإدارة المالية عندك يعملوه من غير الخوض في أي من الأصول الثابتة الغير متعلقة بعملكم مع تنبيه الإدارة العليا بالشركة لمثل هذا…

2- قم بطلب جرد للخدمات اللي قسمك بيقدمها للمستخدمين وللشركة، إطلبه من رؤساء الأقسام إذا كنت مدير لكل أقسام الآي تي أو من موظفين القسم إذا كنت هتبقى مدير لأحد أقسام الآي تي، وللتبسيط تخيل نفسك شركة خارجية وبتقدم خدمة لشركتك، يعني مزود خدمة كويس إيه بقى الخدمات دية اللي إنت بتقدمها لهم؟ مثلاً إيملات أو سيرفر ملفات أو حتى صيانة كمبيوترات أكتب كل الخدمات اللي بتقدمها لهم وياريت بشيء بسيط من التفصيل…

3- أطلب سيرة ذاتية محدثة لكل الموظفين اللي معاك، ركز معاك مش عندك هاه… وده مش معناه أنك هتستغني عنهم، لازم توضح لهم النقطة دية في أول إجتماع معهم، وده هنوضحه في جزئية الإجتماع الأول والإجتماعات الدورية في الأجزاء التالية من المقال تابع القراءة بس…

4- أطلب من كل موظف في القسم أن يكتب مهامه اليومية والدورية في ورقة واحدة وبالعربية (طبعاً إذا كان عربي أما إذا كان غير كده فباللغة الإنجليزية)، يعني بإختصار بيعمل إيه وصف لوظيفته، ونبه عليهم محدش يكتب أكثر من اللي بيعمله لأنه هيتحاسب عليه إذا حصل فيه مشكلة في المستقبل، كمان محدش يقلل مسئولياته علشان ده ممكن يخليك تستغنى عن خدماته…

5- أطلب من كل موظف في القسم أن يكتب مشاكل العمل ومشاكله واللي مش عاجبه في الشركة في ورقة واحدة، وهذه ترسل لك على إيميلك الخاص، وقول لهم إنك لن تسمح لأحد بالإطلاع على تلك الأوراق علشان الناس تكتب براحتها وكل واحد يكتب اللي جواه حتى لو كانت ملاحظات على مدير القسم اللي هوه فيه، لكن حذرهم من النقد الشخصي خلي النقد عملي ولا يمس الجوانب الشخصية أبداً… هديكم مثال مثلاً موظف يقول مديري ظلمني ومشيلني كل الشغل وفلان فاضي مش بيعمل حاجة! طيب ليه نقبل التفسير ده لما ممكن نقول إنك شخص يعتمد عليه ومديرك يثق في شغلك أكثر من غيرك وبالتالي يوكل إليك معظم المهام! لذلك بلاش الدخول في ضمائر الناس وخبايا نفوسهم وخلي نقدك لتوزيع المهام من الأشخاص واضح كويس…

أمهل الجميع ثلاثة أيام ليأتوك بتلك الطلبات الخمسة، ولو فيه حد إتأخر يبقى إنطباع سيئ عنه قول لهم كده في الإجتماع الأول عندما تطالبهم بتلك الطلبات، واحد يقولي بس إيه اللي هستفادوا من كل ده؟ بقى ده سؤال يا راجل إنت كده وبالربط بين كل تلك الأشياء قدرت تفهم الدنيا في ثلاثة أيام بل وهتلاقي المشاكل اللي في القسم وهتركز عليها، واللي بعضها يمكن يكون مستعصي وباللي جمعته ده يمكن تلاقي حلها بين السطور في تلك الأوراق، عموماً أنا عايزك تذاكر الأوراق دية عارف يعني إيه تذاكرها ومش بس كده لأ تربط بينها إعمل علاقات بين كل تلك الأوراق، يعني مثلاً الموظف س بيشتغل على السيرفر الفلاني وبيقدم الخدمة الفلانية مع إنه مش مؤهل كفاية وفيه الموظف ص أحسن منه بس ليه مش واخد فرصته ومع ذلك س بيشتكي ومهامه مش واضحه فضلاً عن أن يقوم بها ووووو ذاكر الدنيا دية كويس وبعدها هتطلب إجتماعك الثاني بالناس وصدقني حتى إنت مش هتصدق النتيجة اللي هتوصلها بعد الخطوة دية، الناس نفسها هتحس إنك كأنك معاهم من سنين، صدقني حتى لو بقالك سنين في نفس الشركة وتم ترقيتك لتكون مدير للآي تي ومهما ظنيت نفسك حافظ الشركة هتلاقي أمور كثيرة إتضحت ليك بعضها لم تكن لتتخيله، حتى إنك هتبدأ تفسر بعض الأحداث اللي مش كنت شايف لها أسباب مقنعة، مثلاً فيه مشاكل كثيرة في سيرفر الإيميلات هتلاقي الشخص اللي مسئول عن تلك الخدمة غير مؤهل بشكل كاف! أو إن السيرفرات قديمة جداً ومحتاجة تتغير أو على الأقل تتحدث، وغيرها كثير دية فقط أمثلة بسيطة للتبسيط والتوضيح، والآن وصلنا لموضوع الإجتماعات هكلمكم عنه الآن عارف صبرك نفذ ههههه…

ثانياً: الإجتماعات
==========
الإجتماع الأول مع موظفي القسم:::

الهدف منه عدة أمور:

1- التعرف على الموظفين والموظفين يعرفوك، تعارف يعني…

2- توضيح بعض المبادئ العامة واللي لا تسمح بكسرها زي مثلا: أن أكبر عيب عندك في الموظف هو إنعدام الأخلاق: فمثلاً لا تقبل الشخص البذئ حتى ولو بالهزار، كمان لا تحب الغيبة والنميمة والتكلم في حق الغير، أخطر العيوب الخلقية كتم العلم والمعلومات والإحتفاظ بها مهما كانت الدوافع مثل هذا الشخص يحتاج لتكسير عظام، وأن الشغل مش بيتوقف على شخص صحيح ممكن نقابل شوية صعوبات لكن في النهاية الدنيا هتمشي من غيره، فهمهم إنك هتعمل مبدأ الدوران في الأدوار والمهام كل ستة أشهر يعني محدش هيبقى في مكانه واللي مش هيعلم الناس هيقوم بالمهمتين معاً القديمة والجديدة…

3- طلب الطلبات الخمسة السابقة منهم وشرحها وتوضيحها والتأكد من أن الكل وصلته الرسالة وإنه يجهزها خلال ثلاثة أيام…

4- قول لهم إن التطوير للقسم والناس اللي فيه أولى أولياتك وأهم أهدافك وهنا لازم يظهر الإبداع، يعني مثلاً الشركة لا توفر كورسات لتطوير الموظفين هتعمل إيه؟ تقسم البلد نصفين ههههه يعني إيه نتجمع ساعة بدري وناخد ساعة من أول بداية وقت الشغل ونعمل كورس ساعتين يومياً، الكورسات دية ممكن تخليها مرحلتين كورسات عبارة عن ورش عمل يشرح فيها كل موظف إزاي بيأدي عمله ينقل لنا خبرته، والمرحلة الثانية مرحلة تطويرية، ممكن كمان تقسم الناس كل في الحتة بتاعته مش تجمع كل الناس في كورس واحد وتضيع وقتهم، كمان ممكن تعمل لوحة تحفيزية وأفكار إبداعية، كمان أعمل مسابقة لأكثر موظف محبوب في القسم وعلق اسمه على لوحة الشرف وإصرف له حافز مادي من الشركة، ولو الناس إختارتك أعمل عزومة للناس بالحافز المادي ده، بصوا يا شباب ناس كثيرة بتقول كان نفسها تشتغل في جوجل أو مايكروسوفت أوووو الشركات دية بقت كده بالناس المبدعة اللي فيها، فمثلاً ما إحنا ممكن نخلي بيئة العمل بتاعتنا أحسن منهم يعني مثلاً نعمل جمعية زي ما المصريين بيسموها أو قَطَه زي إخونا السعوديين ما بيسموها يعني نجمع مبلغ مادي من كل الموظفين كل شهر ونشتري ثلاجة ونجيب شاي وقهوة وعصاير وفاكهة وفطار سندوتشات طعمية أهم حاجة ههههه وهكذا…

5- حفز الناس وعلي همتهم وقول لهم إنك ظهر لهم ولن تسمح لأي حد بأن يتجاوز الحدود مع أهم قسم في الشركة قول لهم إننا هنكون قسم مسيطر ههههه وسنساهم بأفكارنا وإبداعاتنا في نهضة الشركة ووو قول لهم أنا عايزكم تحبوا عملكم وتخصصكم لا أن تحبوا الشركة عايزكم بعد خمس سنين تلاقوا إن الشركة أصبحت دون مستواكم ومش هتقدر تدفع لكم مرتباتكم عايزكم تنتقلوا لشركات أخرى وتنقلوا التجربة بتاعتكم دية وتساهموا في نهضة أقسام الآي تي على مستوى دولتكم والوطن العربي والإسلامي كله…

طبعاً فيه إجتماع أول مع الإدارة العليا للشركة هتوضح فيه خطة عملك واللي هنشرحها في ثالثاً من هذا المقال، وفيه إجتماعات دورية إسبوعية مع مدراء الأقسام وشهرية مع الموظفين لمتابعة سير العمل، وده كله إنته اللي بتحدده تبعاً لسير العمل يعني فيه إجتماعات إستثنائية لظروف طارئة المهم إشتغل بمبدأ تظبيط الشغل عن طريق الإجتماعات قبل تنفيذ الشغل نفسه، وأوعاك بعد فترة لما تلاقي الدنيا بقت ماشية لوحدها تكسل أو تبطل تفكر في إبداعات جديدة أوعاك أوعاك أوعاك، وعندما تشعر أنه لم يعد هناك ما تقدمه فإبحث عن عمل… كمان من الحاجات المهمة لازم كل يوم تمر على الناس كلها مرتين مرة الصبح ومرة بعد الظهر سلم عليهم دردش معاهم أقعد معاهم ساعدهم وفكر معاهم ووو مش تقعد في مكتبك ليل ونهار وسايب الدنيا تضرب تقلب ههههه…

ثالثاً: خطة العمل
==========
ودية الحقيقة محتاجة لمقالات لأنها علم نعم علم يجب أن يتعلم لكن على العموم سأشير لك على بعض أهم تلك الأمور…

الخطة التشغيلية والخطة الإستراتيجية: كان لي مقاله قديمة عن هذا الموضوع في الرابط المرفق مع المقالة، فإقرأها حاول بس تفرق أن التشغيلية مع الموظفين والإستراتيجية مع الإدارة العليا للشركة، التشغيلية سنة والإستراتيجية خمس سنين، إسيبكم أحسن مع الرابط…

التوثيق والتوثيق ثم التوثيق: من أهم الأشياء أن لازم يكون عندك ملفات فيها معلومات تفصيلية عن كل صغيرة وكبيرة في القسم وموثقة ومحدثة، أوعى تتسأل من حد وتقول مش عارف أو تقريباً، وأوعى تسأل حد من موظفي القسم ويقولك مش عارف أو تقريباً، هذا لا يمكن التسامح فيه أو نسيانه…

التطوير للقسم: هاردوير – برامج – موظفين… أولى أولوياتك…

معلش طولت عليكم بس المقالة دية ما هي إلا بعض النصائح والخطوط العريضة وبعضها قد لا ينطبق على شركتك أو حالتك فحاول تفصلها على حالتك حتى تستفيد منها أقصى إستفادة

المهندس عادل الحميدي

http://www.networkset.net/2013/02/%D9%88%D8%B6%D8%B9-%D8%A7%D9%84%D8%AE%D8%B7%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D8%AA%D8%B4%D8%BA%D9%8A%D9%84%D9%8A%D8%A9-%D9%84%D8%A5%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%A9-%D8%A3%D9%82%D8%B3%D8%A7%D9%85-%D8%A7%D9%84%D9%80-it/